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International · 100 % à distance

aina. · Externalisation de back-office

Vous pilotez, nous tenons le reste.

Nous prenons en charge votre back-office (facturation, relances, administratif, administration du personnel, relation client) pour que vous puissiez piloter et développer votre entreprise, quel que soit votre secteur.

Parlons de votre back-office →

Le point de départ

Vous exécutez, au lieu de piloter

C’est vous qui pensez, qui suivez, qui coordonnez. Chaque dossier repasse par vous, chaque relance attend votre feu vert, chaque détail finit sur votre bureau.

Ce n’est pas votre place. Votre place, c’est de piloter et de développer, pas de tenir l’opérationnel à bout de bras, le soir et le week-end.

Nous sommes là pour assurer vos arrières. L’opérationnel tourne, vous développez, l’entreprise grandit.

Seize ans d’expérience à tenir l’arrière-plan d’organisations qui grandissaient plus vite que leur administratif. Vous pilotez, nous tenons le reste.

Pour qui

Nos clients

Toute entreprise qui veut se libérer de son back-office, en France, en Suisse, en Belgique, au Luxembourg, au Canada et aux États-Unis.

PME et TPE

Qui veulent déléguer leur administratif sans recruter.

Dirigeants & entrepreneurs

Qui veulent se recentrer sur le pilotage et le développement.

Groupes multi-sociétés

Plusieurs entités, plusieurs pôles à coordonner au quotidien.

Tous secteurs

BTP et immobilier, ingénierie, formation, voyage, e-commerce, banque, juridique, associations…

L’offre

Ce que nous prenons en charge

Des missions communes à toutes les entreprises, adaptées aux spécificités de votre métier.

Facturation & encaissements

Devis, factures clients et fournisseurs, relances et recouvrement, rapprochements bancaires, suivi quotidien de trésorerie.

Par exemple, dans le BTP et l’immobilier : appels de fonds, situations de travaux, factures de sous-traitants.

Administratif & conformité

Courriers, classement et archivage numérique, suivi de dossiers, préparation des pièces pour votre expert-comptable, conformité réglementaire et sociale.

Administration du personnel

Onboarding, contrats, éléments de paie, suivi des obligations sociales, dossiers du personnel, procédures internes.

L’administratif RH, pas le recrutement ni la stratégie RH.

Relation client

Demandes par e-mail, téléphone et chat, réclamations, modifications et litiges, support après-vente, clientèle B2B et B2C.

Du voyage en ligne au e-commerce : un service client qui tient vos indicateurs.

Et selon vos besoins : coordination de projets, planification et suivi des échéances, tableaux de bord et reporting.

Ce que nous savons produire

Nos résultats, mesurés

ans d’expérience en gestion administrative et financière

organisations servies, de l’étude notariale au groupe multi-sociétés

secteurs d’activité, du BTP à l’aviation, de la banque au e-commerce

520 %

de production sur une mission service client

Pour un acteur du voyage en ligne, avec 95 % de qualité et un indicateur maintenu au-dessus de 100 % pendant toute la mission.

exercices comptables débloqués

Sur trois sociétés d’un même groupe, en deux ans, avec plus de 5 000 pièces manquantes reconstituées.

4 ans

d’administration du personnel en autonomie

En parallèle du suivi budgétaire de tous les projets et des dossiers d’appels d’offres.

factures clients produites chaque mois

Dont un quart en relance, et plus de 20 factures fournisseurs rapprochées par société et par jour.

pôles coordonnés en transverse

Bureau d’études, chantier, conception, certification, achats et logistique : une équipe pilotée à distance.

personnes dédiées à notre premier client

Une équipe constituée et formée selon ses process, avec un seul interlocuteur.

La preuve par l’exemple

Le cas le plus parlant

Le problème

Un groupe français du BTP et de l’immobilier accusait deux exercices comptables de retard sur chacune de ses trois sociétés. Aucune procédure écrite, aucun tableau de bord, et une direction sans vision fiable de ses propres chiffres.

Ce que nous avons identifié

Personne n’avait fait le lien : tant que les factures n’étaient pas rapprochées et numérotées pour la pré-comptabilité, aucun bilan ne pouvait être clos. Nous avons alerté la direction et mis en place le circuit.

Le résultat

Plus de 5 000 pièces manquantes retrouvées avec l’expert-comptable. Six exercices clos en deux ans, sans jamais arrêter le quotidien : 22 chantiers, une cinquantaine de factures clients par mois et plus de 20 factures fournisseurs rapprochées par société et par jour.

L’organisation que nous construisons

Des procédures écrites, là où il n’y en avait aucune.
Des tableaux de bord qui donnent enfin à la direction une vision fiable de ses chiffres.
Une organisation qui continue de tourner même quand nous ne sommes pas en ligne.

Chez notre client actuel, chaque poste de l’équipe dispose de son guide : chacun sait exactement ce qu’il a à faire et décide seul.

La collaboration

Comment nous travaillons

Cadrage

Un échange, puis la cartographie de ce qui vous prend du temps. Nous arrêtons ensemble le périmètre à confier.

Mise en route

Reprise de l’existant, ouverture des accès, rédaction des procédures qui manquent.

Régime de croisière

Production quotidienne, points de suivi réguliers et reporting. Vous voyez où en sont vos dossiers sans avoir à les chercher.

Selon le périmètre, nous intervenons directement ou nous constituons une équipe formée à vos process et que nous pilotons. Dans tous les cas, un seul interlocuteur : nous. Forfait mensuel ou devis, selon vos besoins.

Ce qui nous distingue

Pourquoi nous

Une lecture financière, pas une saisie

Une formation en gestion et finance, et des années à tenir facturation, trésorerie, recouvrement et suivi budgétaire. Nous préparons et fiabilisons ce qui arrive chez votre expert-comptable (la comptabilité reste son métier) et vous donnons la vision chiffrée entre deux bilans.

Une organisation, pas seulement des tâches

Plusieurs sociétés pilotées sur le plan opérationnel, des pôles coordonnés, des équipes encadrées à distance. Des procédures, des guides de poste et des tableaux de bord créés de zéro.

Les outils et l’IA au service du volume

Notion, Monday, Jira, MS Planner, Pennylane, Excel avancé, Zapier. L’IA nous permet de tenir plusieurs sujets en parallèle sans rien laisser tomber.

Plusieurs langues de travail

Français, anglais et malgache : vos courriers, contrats et réponses clients partent dans un français soigné.

Un décalage horaire qui joue pour vous

Une à deux heures d’avance sur Paris, des années de télétravail quotidien avec l’Europe, une connexion fibre et des espaces de travail dédiés.

Ce qui nous fait avancer

« Nous sommes un investissement pour notre client. Nous nous devons de lui donner des résultats. »

Visionnaires et ambitieux

Nous ne nous contentons pas de faire tourner l’existant.

Notre plus grande fierté

Les gens qui réussissent à travers notre travail, notre accompagnement ou nos conseils.

Obsédés par le résultat

Nous faisons tout pour l’obtenir, même quand cela sort de notre zone d’action.

Le mindset gagnant-gagnant : votre objectif doit être atteint pour que nous atteignions les nôtres.

« J’ai d’abord vu, dans l’entreprise de mon père, ce qu’une équipe malgache bien formée peut accomplir. C’est cette exigence que nous mettons aujourd’hui au service de nos clients, et chaque mission crée des emplois qualifiés à Madagascar. »

Matéos SOULIÉ ·

Directeur Général Adjoint

Ils nous font confiance

Logo client

Et maintenant

Parlons de votre back-office

Dites-nous ce qui s’accumule sur votre bureau, et nous vous dirons comment nous le reprenons.

FRFrance

Suisse

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LULuxembourg

CACanada

États-Unis

Siège en France

803 rue de Pinville, 34000 Montpellier

Bureau à Madagascar

Lot AF 8 Imanga, Antsinanantsena, Sabotsy Namehana, Antananarivo

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Structures contractantes : aina., SARL de droit malgache, RCS Antananarivo · My Home Madagascar LLC, Missouri, États-Unis. Production depuis Antananarivo, fuseau GMT+3.